Firmy by neměly AI zakazovat, ale nastavit jasná pravidla

Umělá inteligence se stala běžnou součástí kancelářské práce. Zaměstnanci ji využívají při psaní textů, přípravě prezentací, analýze dat, vyhledávání informací nebo komunikaci se zákazníky.

Vedle vyšší produktivity ale roste i riziko takzvané stínové AI, kdy pracovníci používají veřejné nástroje bez vědomí zaměstnavatele, nebo bez kontroly přebírají jejich výstupy. Pokud zaměstnanec výstup AI využije, je povinen jej zkontrolovat a správně posoudit, protože odpovědnost za pracovní výsledek zpravidla nelze přenést na technologii. Podle pracovního portálu JenPráce.cz by firmy neměly AI plošně zakazovat, ale nastavit pravidla, která ochrání data, zaměstnance i samotné zaměstnavatele.

Nástroje generativní umělé inteligence se v posledních letech přesunuly z technologických oddělení do běžné kancelářské praxe. Zaměstnanci je využívají k urychlení rutinních úkolů, formulaci e-mailů, shrnutí dokumentů, přípravě podkladů, tvorbě prezentací nebo prvotní rešerši. Pro firmy tak AI představuje významnou příležitost, jak zvýšit efektivitu práce a ušetřit čas u činností, které by jinak zaměstnancům zabraly desítky minut či hodin.

AI už je součástí každodenní práce

S rostoucím využíváním AI se však mění i odpovědnost zaměstnavatelů. Zatímco část firem už připravuje interní pravidla a schválené nástroje, jiné ponechávají používání umělé inteligence na individuálním rozhodnutí zaměstnanců. Právě v takovém prostředí vzniká prostor pro rizika, která mohou mít právní, bezpečnostní i personální dopady.

„Z AI se velmi rychle stal praktický pomocník pro běžnou administrativu, nikoli nástroj vyhrazený jen IT specialistům. Pokud ji lidé používají neformálně a bez jasného rámce, firma nad tím ztrácí kontrolu. Smysluplnější než zákaz je proto nastavit mantinely, aby zaměstnanci věděli, kdy jim AI může pomoci a kde už mohou vznikat rizika,“ říká Michal Španěl, analytik pracovního portálu JenPráce.cz. „Zejména opatrní pak zaměstnavatelé musí být u vkládání osobně identifikovatelných dat, na které platí mnohé regulace a též u nich hrozí i zneužití konkurencí,“ dodává Michal Španěl.

Stínová AI jako nové riziko pro zaměstnavatele

Jedním z hlavních problémů je takzvaná stínová AI. Jde o situaci, kdy zaměstnanci používají veřejně dostupné nástroje umělé inteligence z vlastní iniciativy, bez schválení zaměstnavatele a často bez znalosti toho, jak daný nástroj nakládá s vloženými daty. „Podobně jako u dříve známého pojmu shadow IT tak firma ztrácí přehled o tom, jaké technologie se při práci reálně používají,“ upozorňuje Michal Španěl.

Riziko nespočívá pouze v samotném použití AI, ale především v tom, jaké informace do ní zaměstnanci zadávají. „Pokud pracovník do veřejného chatbotu vloží interní dokument, obchodní smlouvu, personální spis, údaje o mzdách, zdravotní informace nebo neveřejná klientská data, může dojít k porušení mlčenlivosti, interních pravidel i předpisů na ochranu osobních údajů,“ uvádí Michal Španěl s tím, že zaměstnavatel navíc nemusí mít kontrolu nad tím, zda se data ukládají, dále zpracovávají nebo využívají pro trénování modelů.

„Problémem je také spolehlivost výstupů. AI může vytvářet přesvědčivě formulované, ale věcně nesprávné odpovědi. V praxi tak může dojít k použití neexistujících zdrojů, chybných statistik, nepřesných právních informací, diskriminačních formulací nebo vadných odpovědí klientům,“ dodává Michal Španěl. Pokud takový výstup zaměstnanec bez kontroly použije ve své práci, může to poškodit nejen kvalitu výsledku, ale také pověst firmy. Takové výstupy pak mohou působit velmi neprofesionálně i na klienty.

Za výstupy z AI zůstává odpovědný člověk

Z pracovněprávního pohledu je důležité, že AI zůstává pouze pracovním nástrojem. Pokud zaměstnanec využije její výstup, je povinen jej zkontrolovat a správně posoudit. Odpovědnost za pracovní výsledek proto zpravidla nelze přenést na technologii. Vůči třetím stranám pak může nést odpovědnost také zaměstnavatel, zejména pokud vadný výstup poškodí klienta, obchodního partnera nebo jinou osobu.

Používání nekontrolovaných výstupů může být v pracovněprávní rovině posuzováno jako porušení pracovních povinností nebo jako neuspokojivé pracovní výsledky. V závažnějších případech může mít dopad na odměňování zaměstnance, vést k požadavku na náhradu škody nebo i k ukončení pracovního poměru. Rozhodující přitom bude konkrétní situace, povaha práce, interní pravidla zaměstnavatele a míra zavinění zaměstnance.

„AI dokáže urychlit práci, ale konečné rozhodnutí a kontrola zůstávají na člověku. Jestliže zaměstnanec převezme nepřesný výstup, použije chybná data nebo do veřejného nástroje nahraje neveřejné informace, problém vzniká ve způsobu práce, ne v samotné existenci technologie. Firmy by proto měly zaměstnance učit, že odpověď od AI je potřeba vždy posoudit v kontextu,“ doplňuje Michal Španěl, analytik pracovního portálu JenPráce.cz.

Firmy potřebují pravidla, školení a AI gramotnost

Podle JenPráce.cz není efektivním řešením AI ignorovat ani ji plošně zakázat. Úplný zákaz může být v praxi obtížně vymahatelný a zároveň může firmy připravit o významné přínosy v oblasti produktivity. Vhodnější cestou je vytvořit interní rámec, který určí, jaké AI nástroje jsou povolené, k jakým typům úkolů je zaměstnanci mohou používat a jaké informace do nich naopak zadávat nesmějí.

Součástí pravidel by měla být také povinnost kontrolovat výstupy AI a v některých případech i označovat, že byl při jejich přípravě použit nástroj umělé inteligence. Důležitá je rovněž bezpečnost dat. Firmy by měly rozlišovat mezi veřejnými nástroji a schválenými firemními řešeními, u nichž mají větší kontrolu nad zpracováním informací. Zvláštní pozornost si zaslouží zejména oblasti, kde se pracuje s osobními údaji, obchodním tajemstvím nebo neveřejnými dokumenty.

Vedle pravidel je zásadní také vzdělávání zaměstnanců. AI gramotnost už se stává součástí běžných pracovních kompetencí. Zaměstnanci by měli rozumět tomu, že kvalita výstupu závisí na zadání, že modely mohou generovat nepřesnosti a že v jejich odpovědích mohou být obsažena zkreslení nebo nevhodné formulace. Školení by proto neměla mít pouze technický charakter, ale měla by spojovat praktické používání AI s právními, bezpečnostními a etickými pravidly.

Klíčovou roli sehrají personalisté

Významnou roli při zavádění pravidel mohou sehrát HR oddělení. Personalisté pracují s mimořádně citlivými informacemi, jako jsou údaje o mzdách, zdravotním stavu, hodnocení zaměstnanců, pracovních výkonech nebo personálních spisech. Právě proto by měli patřit mezi první skupiny, které dostanou jasné metodické pokyny, jak s AI bezpečně zacházet.

Role HR se ale neomezuje jen na ochranu dat. Personalisté mohou být důležitým partnerem při vytváření vnitřních předpisů, komunikaci pravidel zaměstnancům, organizaci školení a sledování dopadů AI na pracovní pozice, požadované dovednosti i firemní kulturu. V praxi by měli spolupracovat zejména s právním, IT a bezpečnostním oddělením, aby pravidla nebyla pouze formální, ale odpovídala skutečnému fungování firmy.

„Využívání AI se promítá do organizace práce, vzdělávání i řízení lidí. Proto by pravidla neměla vznikat pouze na úrovni technologií nebo práva, ale i ve spolupráci s HR. Personalisté znají reálné pracovní procesy a mohou pomoci nastavit používání AI tak, aby bylo pro zaměstnance srozumitelné a pro firmu bezpečné,“ uzavírá Michal Španěl, analytik pracovního portálu JenPráce.cz.

Cílem není zákaz, ale odpovědné používání

Umělá inteligence bude v pracovním prostředí dále posilovat a firmy se jejímu využívání pravděpodobně nevyhnou. Největší hrozbou proto nemusí být samotná technologie, ale její neřízené používání bez pravidel, kontroly a vzdělávání. Zaměstnavatelé, kteří dokážou včas nastavit jasný rámec, mohou využít přínosy AI a zároveň snížit rizika spojená s ochranou dat, kvalitou práce i pracovněprávní odpovědností.

Základem bezpečného přístupu je stanovit schválené nástroje, zakázané typy vstupních dat, povinnost kontroly výstupů a odpovědnost jednotlivých zaměstnanců. Pokud se tato pravidla propojí s praktickým školením a aktivní rolí HR, může se AI stát užitečným pracovním pomocníkem, nikoli zdrojem právních a bezpečnostních problémů.