Překročení hranic – firemní tisk na domácí tiskárně

Asi před rokem jsme v odborné komunitě očekávali, že do roku 2030 budou kanceláře ve firmách přežitkem. Obchodní případy by realizovala jedna nebo více osob poskytujících služby jednomu nebo více klientům po internetu.

Spolu s několika uznávanými obchodními analytiky jsme pak předpovídali, že dobře zajištěná firma menší nebo střední velikosti (SMB) bude využívat technologie cloud / edge computingu ke snížení nákladů na infrastrukturu a stane se konkurenceschopnější větším korporátním konkurentům.

Budoucnost dorazí o 10 let dříve oproti plánu

S příchodem globální pandemie COVID-19 se malá domácí kancelář budoucnosti stala realitou pro miliony pracovníků po celém světě. 66 {94956223523e30c8113a3a8d6a5ce4812a2cbdf57d9d14e19ce953758f5ce762} firemních zaměstnanců z korporací nyní pracuje z domova. V nedávném průzkumu 47 {94956223523e30c8113a3a8d6a5ce4812a2cbdf57d9d14e19ce953758f5ce762} pracovníků uvedlo, že tomuto způsobu výkonu práce dává přednost, a to především proto, že práce z domova eliminuje čas, který strávili dojížděním do kanceláře a zpět. Mnoho pracovníků zjistí, že jsou produktivnější bez rozptylujících vlivů podnikového pracoviště, a užívají si výhod, která nabízí práce z domova, jako je uvolněné domácí prostředí a volnočasové oblečení.

Pracovní síla nikdy nebude stejná … Ale

Stanfordský ekonom Nicholas Bloom několik měsíců po vzniku pandemie zmínil, že 51 {94956223523e30c8113a3a8d6a5ce4812a2cbdf57d9d14e19ce953758f5ce762} zaměstnanců na profesionální úrovni uvedlo, že jsou schopni pracovat z domova s 80{94956223523e30c8113a3a8d6a5ce4812a2cbdf57d9d14e19ce953758f5ce762} výkonností. Průzkum společnosti Gartner mezi finančními řediteli firem (CFO) naznačuje, že společnosti očekávají, že budou po COVID-19 trvale převádět pracovníky na vzdálená pracovní místa. Práce z domova se tak rychle stává normou a podnikání se musí v mnoha aspektech přizpůsobit, aby tento trend podpořilo.

Před rokem jsme si ani nedokázali představit, že by nějaký virus mohl posunout naše předpovědi o digitální kanceláři o 10 let dopředu. Ale nečekané se stalo realitou.

Dnes však není prakticky ničí domácí tiskárna synchronizována s kancelářskými tiskárnami nebo systémy pro správu tisku společnosti, u kterých dotyčný pracuje.

Zaměstnanci, kteří tisknou citlivé firemní dokumenty doma, se pro podniky stávají bezpečnostním problémem. Také tím, že domácími tisky obchází firemní tiskovou infrastrukturu, se vše co se vytiskne doma, stane nedetekovatelným. Důležité obchodní statistiky, včetně metadat tiskového systému, se ztratí navždy.

Dokonalá bouře přinesla řešení

Co je tím myšleno? Dovolte mi vysvětlit tři události, které vedly k našemu „aha“ momentu, kterým by bylo umožněno lidem pracujícím na home offfice doma tisknout a zároveň uspokojil potřebu firem v zajištění klidu v oblasti bezpečnosti a odpovědnosti.

1. Příchod pandemie a práce na dálku. Jak bylo vysvětleno, k rozsáhlému využití práce z domova došlo dříve, než kdokoli mohl předvídat.
2. Cloud / Edge computing. V posledních letech nabralo zavádění Edge computingu na rychlosti v mnoha odvětvích podnikání, od dopravy po zdravotnictví, přes finanční sektor až po služby. Až v aplikování Edge technologiií dospějeme, můžeme si od toho slibovat bezpečný provoz aplikací, jako jsou ty pro ovládání kosmických lodí až po auta s vlastním pohonem. Důležitým aspektem je tzv. Onsite computing na místě a odeslání vašich dat do cloudu (datového centra) pro uložení a analýzu – bez zpomalení internetového připojení a provozu. Správným provedením dosáhneme rychlosti, efektivity a odolnosti proti hackování. Některé společnosti, jako např. Y Soft, úspěšně vyvinuly Edge zařízení bez serverů, které usnadňují práci na místě (Onsite computing) a spárovaly je s cloudovými aplikacemi pro ukládání a analýzu. Naším záměrem bylo poskytnout malým podnikům efektivní a cenově dostupný tiskový systém založený na cloudu s funkcemi správy tisku pro zabezpečení a zodpovědnost – to vše kombinovalo výpočetní techniku a úložiště a analýzu založenou na cloudu. A tak jsme to udělali.
3. Technologie Universal Print od společnosti Microsoft. Inženýři Microsoftu vyvinuli nástroj Microsoft 365 Universal Print – řešení, které přesouvá klíčové funkce tisku Windows Serveru do cloudu Microsoft 365, takže organizace již nepotřebují tiskové servery na místě a nemusí instalovat ovladače tiskárny na zařízení. Kromě toho nástroj Universal Print přidává klíčové funkcionality, jako jsou zabezpečené skupiny pro přístup k tiskárně, detekce tiskáren podle jejich umístění a bohaté zkušenosti se správou tisku. Firemnímu IT oddělení, které podstupovalo tradičně časově náročnou a nudnou prací při instalaci ovladačů tiskárny, se nyní výrazně uvolní ruce.

Funguje to tak ale pouze u tiskáren, které jsou schopny práce s technologií Universal Print (žádné dnes neexistují a pouze nejnovější modely pravděpodobně dostanou potřebnou aktualizaci firmwaru, jakmile bude k dispozici).

AHA moment je tady

Když nás v Y Softu společnost Microsoft vyzvala, abychom přišli s řešením integrace Universal Print na tiskárnách, které jsou nyní v pracovním provozu a ještě s dlouhou životností před sebou, naši inženýři využili svého know-how s technologií Edge computing a vytvořili řešení, které okamžitě spojí jakoukoli firemní síťovou tiskárnu s cloudem Microsoft 365. Malé, levné a bezúdržbové zařízení Edge je základním kamenem tohoto řešení, zařízení, které jsme již dříve vyvinuli pro jiný účel.

Ale pak jsme si uvědomili, jak flexibilní a bezpečně lze nástroje Edge použít nejen pro firemní síťové tiskárny, ale i pro tiskárny v domácnosti. Je třeba poznamenat, že v tomto novém nastavení práce mnoho zaměstnavatelů poskytuje stolní tiskárny zaměstnancům doma, ale může to stejně dobře fungovat pro jakékoliv tiskové zařízení zakoupené do domácí kanceláře.

Ve skutečnosti existují tři případy možného použití práce z domova:

• Tisk na domácí tiskárně – pracovník na home office má ve své lokální síti (LAN) okrajové Edge zařízení bez vlastního serveru; podobně jako router, který tam je pouze přítomen a dělá svou práci, připojuje domácí tiskárnu ke cloudu Microsoft 365. Zaměstnanec na home office odešle tiskové úlohy obvyklým způsobem a výstup potom má na zabezpečené tiskové frontě domácí tiskárny. Jeho zaměstnavatel je spokojen s tím, že tisk je zabezpečen prostřednictvím služby Universal Print a firma může reportovat a účtovat tok dokumentů a kontrolovat náklady na zaměstnance dle potřeby.
• Tisk z domácí do kancelářské tiskárny – Existuje mnoho situací, kdy v kancelářích zaměstnanci zpracovávají zásilky nebo provádějí jiné úkoly a spoléhají se na výtisky spolupracovníků, kteří nyní pracují z domova. V kanceláři je umístěné Edge zařízení bez serveru, které podporuje mnoho tiskáren. Tiskárny v kancelářích společnosti jsou nyní domácímu pracovníkovi dostupné prostřednictvím cloudu Microsoft 365. Prostřednictvím zabezpečené tiskové fronty Universal Print jsou soubory bezpečně doručeny do tiskáren v kanceláři.
• Tisk z kancelářské na domácí tiskárnu – Stejně jako v případě výše uvedenému, mohou i administrativní pracovníci v kanceláři chtít tisknout na vlastní domácí tiskárnu. S okrajovým bezserverovým Edge zařízením umístěným doma i v kanceláři lze jako výstupní cíl zvolit domácí tiskárnu.

To samozřejmě funguje i pro kancelářské pracovníky, kteří tisknou také na kancelářské tiskárny.

Zachování chodu byznysu

Ať už jsou vaši zaměstnanci v kanceláři nebo pracují z domova, vaše podnikání musí neustále rezonovat. A to znamená podporu domácích pracovníků pomocí tiskáren a Edge zařízení bez serveru tak, aby byla zajištěna bezpečnost a spolehlivost. Bonus, spočívající v řešení, které funguje v kanceláři i doma, snižuje břemeno zátěže IT podpory díky Universal Print a zajišťuje nízké náklady na Edge zařízení bez serverů, může být přínosem pro každou firmu malé a střední velikosti.

Co nás čeká v budoucnu?

Tato nízkonákladová Edge zařízení bez serverů řeší nejen bezpečný domácí tisk a snižují problém se zátěží IT týmů. Mohou poskytovat další služby prospěšné pro domácí nebo kancelářské prostředí. Už o tom přemýšlíme. Doufejme, že nás další globální katastrofická událost nepřenese do budoucnosti dříve, než budeme připraveni. Aha momenty jsou skvělé, ale nyní potřebujeme přestávku!

Autor: Bruce Leistikow pracuje jako Product Marketing Director společnosti Y Soft se sídlem v Severní Americe.