Systém Workflow od české firmy určen pro správu objednávek nemocnic a bank

Společnost Arbes Technologies představuje modul Workflow, který zefektivňuje proces objednávání a schvalování především v rámci modulárního ERP systému FEIS.

Tento schvalovací modul přináší transparentnost do procesu interního i externího objednávání a umožňuje uceleně mapovat a digitalizovat celý nákupní proces, ověřit dodavatele a automaticky ohlídat rozpočet. Díky němu se můžeme rozloučit s papírovými žádankami a fakturami. Výhody modulu Workflow lze využít i propojením s jinými ekonomickými systémy.

Podnikový ekonomický informační systém FEIS komplexně řeší daňovou a účetní agendu v mnoha typech organizací, od nemocnic, státních podniků až po banky a investiční společnosti. Pomocí nového schvalovacího modulu dokáže realizovat schvalovací procesy pro různé typy dokladů a navíc umožňuje automatickou kontrolu při čerpání finančních prostředků, podle schválených limitů.

Všechno digitálně a na jednom místě

„Firmy často bojují s tím, že jsou zavaleny stohy papírů, interní objednávání probíhá pomocí papírových žádanek, které kolují od jednoho schvalovatele k druhému, a zatoulaná či ztracená faktura není nic neobvyklého. Mít v takovém prostředí aktuální přehled o pohybu jednotlivých dokladů, docházejícím zboží na skladě nebo blížící se splatnosti dosud nezaevidované faktury je velmi obtížné. Nový modul Workflow zajistí, že každý doklad v procesu je okamžitě přidělen konkrétnímu člověku a všichni účastníci schvalovacího procesu mají seznam svých úkolů vždy pohromadě na jednom místě. O to vše se stará notifikační a eskalační mechanismus, který zajistí procesu rychlé ‚flow‘,“ prohlašuje Kamil Horák, ředitel pro řešení ekonomických systémů ze společnosti Arbes Technologies.

Workflow umožňuje řízení dvou typů procesů

Nákupní proces začíná výběrem dodavatele a vytvořením objednávky. Dále pokračuje schválením dle přednastaveného schvalovacího schématu a odesláním dodavateli a končí zpracováním došlé faktury za realizované plnění, jejím zaúčtováním a úhradou. Po celou dobu je hlídána výše plnění schváleného limitu rozpočtu příslušného oddělení. Systém podporuje maximální automatizaci jednotlivých kroků, dynamicky přiděluje úkoly podle zadaných dat v systému a zajišťuje automatické schválení faktury při shodě s již dříve schválenou objednávkou.

Žádankový proces je navíc rozšířen o vazbu na skladové hospodářství. Začíná interním požadavkem žadatele, který specifikuje obsah žádanky výběrem disponibilního zboží ze skladu, a postupným sestavováním žádanky se přidáváním položek průběžně aktualizuje schválený limit čerpání finančních prostředků.

Po schválení přímým nadřízeným (či dalšími účastníky procesu) je automaticky připravena výdejka k realizaci pracovníkem ve skladu a generován úkol k přepravě a předání objednaného zboží žadateli. Pro opakující se požadavky jsou připraveny šablony. „Typicky tento způsob objednávání využívají nemocnice a další zdravotnická zařízení, kde jednotlivá oddělení fasují několikrát týdně zdravotnický či jiný materiál. Snadno tak s použitím šablony připraví žádanku pro daný týden, pár kliky upraví množství či doplní/uberou položky a odesílají ke schválení. Celý proces je vyřešen rychle, transparentně a bezpapírově,“ říká Kamil Horák.

Transparentnost na prvním místě

Veškerá komunikace je bezpapírová a plně digitalizovaná – vzniká tak v rámci obou procesů digitální stopa, prostřednictvím které lze jednoduše a přehledně sledovat, kdo co objednává a schvaluje, kdo si vyžádal doplnění a kdo realizuje výdaje ze skladu a v jakém čase. Dá se tak zpětně zauditovat, které zboží, v jaké hodnotě a v jakém čase přišlo nebo odešlo do určité organizace. „Samozřejmostí je, že Workflow je webová aplikace a uživatel s příslušným oprávněním tak může zajistit schvalování v podstatě odkudkoliv,“ uzavírá Kamil Horák.